1. Inngangur

Röst sjávarrannsóknasetur („við“, „okkur“, „okkar“) leggur áherslu á vernd persónuupplýsinga og virðingu fyrir einkalífi. Þessi stefna útskýrir hvernig við söfnum, notum og verndum persónuupplýsingar í tengslum við rannsóknarstarfsemi okkar, samstarf, samninga og vefsíðu.

Við störfum í alþjóðlegu rannsóknarumhverfi og leggjum okkur fram um að fylgja gildandi lögum um persónuvernd, þar á meðal almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR) þegar við á.

2. Hvaða upplýsingar við söfnum

Við kunnum að safna og vinna með eftirfarandi tegundir persónuupplýsinga:

a. Samskipta- og auðkennisupplýsingar

• Nafn, tengsl við stofnun, starfsheiti
• Netfang, símanúmer
• Upplýsingar um stofnun eða samtök

b. Upplýsingar um samstarf og samninga

• Upplýsingar sem tengjast rannsóknarsamstarfi, samningum og þjónustu
• Fagleg samskipti og samskipti tengd verkefnum

c. Gögn um þátttöku í vettvangsvinnu

• Nöfn og tengsl þátttakenda við stofnanir
• Upplýsingar um neyðarsamband (þar sem við á)
• Öryggis- og skipulagsupplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir vettvangsstarf

d. Myndefni (ljósmyndir og myndskeið)

• Ljósmyndir, myndbands- eða hljóðupptökur teknar við vettvangsvinnu, leiðangra, fundi eða samstarfsverkefni

e. Vefsíðugögn

• Grunnnotkunargögn (t.d. IP-tala, tegund vafra)
• Upplýsingar sem sendar eru inn í gegnum samskiptaeyðublöð

Við söfnum ekki vísvitandi viðkvæmum persónuupplýsingum nema það sé nauðsynlegt vegna tiltekinna rannsókna, öryggis eða lagaskyldu.

3. Hvernig við notum upplýsingar

Við notum persónuupplýsingar til að:

• Samræma rannsóknarstarf og samstarf
• Halda utan um samninga og þjónustusamninga
• Skipuleggja og framkvæma vettvangsvinnu á öruggan hátt
• Hafa samskipti við samstarfsaðila, þátttakendur og hagsmunaaðila
• Skjalfesta og miðla rannsóknarstarfi okkar (þar á meðal með ljósmyndum og myndskeiðum)
• Rekja og bæta virkni vefsíðu okkar
• Uppfylla lagalegar og reglubundnar skyldur

4. Lagagrundvöllur vinnslu

Við vinnum með persónuupplýsingar á grundvelli:

• Lögmætra hagsmuna (t.d. rannsóknarsamstarfs og samskipta)
• Samningsbundinnar nauðsynjar (t.d. samninga og þjónustu)
• Lagaskyldna
• Samþykkis (þar sem þess er krafist, þar á meðal fyrir auðkennanlegt myndefni)

5. Ljósmyndir og myndskeið við vettvangsvinnu og samstarf

Við leiðangra, vettvangsvinnu og samstarfsverkefni kunnum við að taka ljósmyndir, myndbönd eða hljóðupptökur í þeim tilgangi að skjalfesta, miðla rannsóknum, fræða og kynna starfsemi.

• Þegar einstaklingar eru greinilega auðkennanlegir munum við afla samþykkis þar sem lög krefjast þess.
• Myndefni kann að vera notað í skýrslum, kynningum, útgáfum, á vefsíðum og samfélagsmiðlum.
• Í hóp- eða opinberum aðstæðum kann myndefni að vera tekið sem hluti af almennri skráningu á starfsemi.
• Þátttakendur geta óskað eftir að vera ekki ljósmyndaðir eða teknir upp, og við munum leitast við að virða slíkar óskir.
• Samþykki má afturkalla hvenær sem er með því að hafa samband við okkur, þó hefur það ekki áhrif á fyrri notkun sem þegar hefur verið birt.

Þar sem við á geta verið notuð sérstök samþykkiseyðublöð fyrir ákveðin verkefni eða starfsemi.

6. Miðlun upplýsinga

Við kunnum að miðla persónuupplýsingum til:

• Rannsóknarsamstarfsaðila og samstarfsstofnana
• Þjónustuaðila sem styðja starfsemi okkar (t.d. upplýsingatækni og skipulag)
• Útgefenda, styrkveitenda eða samstarfsaðila í tengslum við rannsóknarniðurstöður
• Opinberra aðila þegar lög krefjast þess

Vegna alþjóðlegs samstarfs kann að vera að gögn séu flutt yfir landamæri. Við gerum sanngjarnar ráðstafanir til að tryggja viðeigandi verndarráðstafanir.

7. Varðveisla gagna

Við varðveitum persónuupplýsingar aðeins eins lengi og nauðsynlegt er fyrir:

• Áframhaldandi rannsóknir og samstarf
• Lagalegar, samningsbundnar og skýrslugerðarkröfur
• Skjalavörslu og skjalfestingu (þar á meðal rannsóknargögn og myndefni)

Þegar ekki er lengur þörf á gögnum eru þau eytt með öruggum hætti eða gerð ópersónugreinanleg þar sem því verður við komið.

8. Öryggi gagna

Við grípum til sanngjarnra tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, tapi eða misnotkun.

9. Réttindi þín

Samkvæmt gildandi lögum kunna einstaklingar að hafa rétt til að:

• Fá aðgang að eigin persónuupplýsingum
• Óska eftir leiðréttingu eða eyðingu
• Andmæla eða takmarka vinnslu
• Draga samþykki til baka (þar sem við á, þar á meðal fyrir notkun myndefnis)

Beiðnir má senda með því að nota samskiptaupplýsingarnar hér að neðan.

10. Vafrakökur og notkun vefsíðu

Vefsíða okkar kann að nota einfaldar vafrakökur eða greiningartól til að skilja notkun og bæta virkni. Þú getur stýrt stillingum fyrir vafrakökur í vafranum þínum.

11. Breytingar á stefnunni

Við kunnum að uppfæra þessa stefnu af og til. Nýjasta útgáfan verður ávallt aðgengileg á vefsíðu okkar.

12. Samskipti

Fyrir spurningar eða beiðnir varðandi þessa stefnu eða persónuupplýsingar, vinsamlegast hafðu samband við:

Röst sjávarrannsóknasetur ehf.
Lækjargata 2, 101 Reykjavík, Ísland
rost@rostrannsoknir.is
+354 899 9908

‍

‍